«طرح‌ها همه هيچ‌اند، اما اجراي برنامه‌ها همه چيز» آيزنهاور
نخستين قدم براي اجراي سازماندهي و مديريت، وجود نگاه سيستمي به ساختار سازمان، افراد سازمان و محيط سازمان مي‌باشد.اما نگرش سيستمي چيست؟ و نخستين قدم جهت اجراي اين نگرش كدام است؟
به بيان خيلي ساده مي‌توان گفت، جهان پيرامون ما مملو از سيستم‌هاي طبيعي ومصنوعي است، يك سلول، يك موجود زنده، خانواده، سازمان، يك دستگاه مكانيكي يا الكترونيكي، يك جامعه، يك كشور، كره زمين و… هر كدام نشان‌دهنده يك سيستم مي‌باشند كه بطور پيچيده‌ای هر يك از اين سيستم‌ها درتعامل و تلا‌قي با يكديگر درحال فعاليت هستند، يكي از ساده‌ترين مدل‌ها براي تعريف يك سيستم داشتن ساختار زير مي‌باشد:
chart will be added
البته بايد توجه داشت كه ساختار ترسيم شده مي‌تواند به نسبت فعاليت‌هاي هر مجموعه داراي پيچيدگي‌ها و زير بخش‌هاي خاص خود باشد.
امروزه اولين تاكيد كارشناسان مديريت و سازماندهي براي تجزيه و تحليل (Analyse) يك مجموعه داشتن نگرش سيستمي به آن مجموعه مي‌باشد به‌طوريكه بتوان هر يك از بخش‌هاي آن مجموعه يا سازمان را به چهار بخش اصلي مدل سيستم تعريف كرد و يا مرزبندي نمود كه اين چهار بخش خود در دو محيط دروني و بيروني قرار مي‌گيرند.
هر سيستم حداقل داراي چهار بخش زير مي‌باشد:
۱) ورودي (Input)
۲) پردازش (Process)
۳) خروجي (Output)
۴) بازخورد (Feedback)
اما چگونه مي‌توان يك سازمان را به بخش‌هاي چهارگانه سيستم تقسيم و يا تعريف مجدد نمود؟
يكي از ساده‌ترين روش‌ها براي تعريف (ويا تعريف مجدد) سازمان به بخش‌هاي چهارگانه سيستم، استفاده از فرآيند منطقي حل مساله است.
در مباحث مديريتي، مساله چيزي است كه توانايي سازمان يا سيستم را در رسيدن به هدف يا اهداف خود به خطر مي‌اندازد به عبارت ديگر بودن مساله اين احتمال را بوجود خواهد آورد كه سازمان از رسيدن به يك يا چندين هدف از اهداف خود باز بماند، البته بايد توجه داشت كه در شناخت مساله و تعريف آن دقت فراواني لا‌زم است تا حوادث و موضوعاتي كه معلول يك علت اصلي مي‌باشند، خود به عنوان مساله فرض نشوند.
هر يك از بخش‌هاي ذكر شده شامل گام‌هاي تعريف‌شده‌ايي مي‌باشد كه در ادامه تنها بطور خلا‌صه و گذرا اين مراحل را توضيح مي‌دهيم:
شايد بتوان گفت مهمترين بخش ازطي فرايند حل مساله گام اول يعني شناسايي و ضعيت موجود مي‌باشد. در اين مرحله براساس ابزاري كه مورد استفاده قرار مي‌گيرد در واقع گستره و عمق شناسايي وضعيت موجود تعيين مي‌شود، در اين مرحله سعي آنست تا از وضع موجود عكسبرداري كامل و واضحي صورت پذيرد، هرچه اين عكس كامل و واضح‌تر باشد مراحل بعدي بهتر طي خواهند شد، در گام دوم يعني تجزيه و تحليل وضعيت موجود سعي مي‌شود اطلا‌عات بدست آمده گروه‌بندي شده و بر اساس اهداف مورد نظراولويت‌بندي شوند. بعبارتي در اين مرحله مساله يا مسايل سازمان تعريف مي شوند.
در گام سوم منابع سازمان ( ورودي‌ها) تعريف و شناسايي مي‌شوند، اين منابع مي توانند شامل: توان مالي، نيروي انساني، امكانات و تسهيلا‌ت سازماني و… باشد، به همين نسبت آنچه بعنوان خروجي سازمان (محصولا‌ت) مدنظر مي‌باشد نيز مورد تعريف مجدد و بازشناسي قرار مي‌گيرد.
در گام چهارم بر اساس امكانات و منابع سازمان و آنچه بايد بعنوان محصول سازمان به آن رسيد بهترين راه كارهاي اجرايي و فعاليت‌هاي مورد نظر مشخص مي‌شوند، در حقيقت در اين گام فعاليت‌هاي اصلي سازمان (Process) تعريف مي‌شوند.
گام پنجم بيشترين زمان را صرف خود خواهد كرد، چرا كه در اين گام (برنامه‌ريزي، اجرا و كنترل) سعي مي‌شود تا فعاليت‌هاي اصلي سازمان به صورت فعاليت‌هاي عملياتي تعريف شده و در طي زمان مشخصي اجرا شوند. اين گام با نگاه استراتژيك مي‌تواند داراي مراحل جداگانه‌اي باشد:
پس از اين مرحله كه خود شامل يك فرايند مي‌باشد در واقع مساله حل شده و يا در راستاي اهداف سازمان خروجي و يا محصول مورد نظر بدست آمده است بايد توجه داشت كه در ديدگاه سيستمي همواره مرحله باز خود (Feedback) در هر گامي به ويژه گام برنامه‌ريزي، اجرا و كنترل حضور خواهد داشت تا با نظارت بر همه فعاليت‌ها و تصميم ها همه آن ها در چارچوب اهداف سازمان قرار بگيرند، همينطور خروجي‌ها با مقياس اهداف بررسي‌شده تا تعيين شود سازمان تا چه حد به اهداف خود دست پيدا كرده است و اينكه آيا نياز به اقدامات اصلا‌حي مي‌باشد يا خير؟ بنابراين نظارت و اصلا‌حيه‌ها گام جداگانه نبوده بلكه گامي است در كنارهمه‌ي گامها.
منابع:
۱) راهنماي اجرائي برنامه‌ريزي استراتژيك، ترجمه: منصور شريفي كلويي، چاپ اول ۱۳۷۶ تهران، نشرآروين
۲) مديريت بازار يابي (تجزيه و تحليل، برنامه‌ريزي، اجرا وكنترل)، تاليف: فيليپ كاتلر، ترجمه: بهمن فروزنده، چاپ اول، ۱۳۸۲ تهران، نشر آتروپات
۳) تحقيقات بازاريابي (نگرش كاربردي)، تاليف و ترجمه: داور ونوس، عبدالحميد ابراهيمي، احمد روستا، چاپ اول، ۱۳۷۵ تهران نشر سمت