سال گذشته پس از يك جلسه تشريح فرآيند مديريت و سازماندهي، هیئت مديره كانون برآن شد تا مقدمات پروژه‌اي جهت مديريت و سازماندهي مجدد كانون را فراهم آورد. نخستين گام براي اجراي يك پروژه مديريت و سازماندهي بر اساس نگاه سيستمي، شناسايي وضعيت موجود سيستم مورد بررسي مي‌باشد، بنابراين بيش از همه نگاه افراد فعال در اين سيستم به وضعيت موجود وهمينطور فعاليت‌های آينده برای كسب داده‌های اوليه و درنهايت تجزيه و تحليل سيستم می‌تواند بسيار موثر باشد، سپس ورودی‌ها، خروجي‌ها و محيط بيرونی سيستم هستند كه در كنار محيط درونی آن مورد توجه و بررسي قرار مي‌گيرند، داده‌های بدست آمده از بخش‌های مختلف سيستم و تجزيه و تحليل آنها می‌تواند زير بنای اوليه جهت اجراي فرآيند مديريت استرتژيك را فراهم آورد. (جهت اطلا‌عات ببيشتر مي‌توانيد مقاله مقدمه‌ای بر مديريت و سازماندهي با نگاه سيستمی را در همين شماره مطالعه فرماييد.)
از آنجاييكه هيچ پروژه مديريت و سازماندهي بدون مشاركت فعال اعضاي درون سيستم امكان اجرا پيدا نخواهد كرد از ابتدا سعي شد تا تمامي امورعليرغم كند شدن سرعت اجرايي كارها با هماهنگي و مشاركت اعضاي كانون مهندسين پيش برود، در همين راستا در ابتدايي‌ترين گام از اين فرآيند (يعني جمع‌آوري ديدگاه افراد فعال در سيستم) نياز به تعدادی سوال پايه‌ای و عمومي بود، به همين منظور از همه افراد علا‌قه‌مند دعوت شد تا طی يك هفته سوالا‌ت عمومي و پايه‌ای مدنظر خود را طرح كرده و ارائه نمايند، پس از جمع آوری سئوالا‌ت ارائه شده، اين سوالا‌ت در يك جامعه عمومي مورد تبادل نظر قرار گرفت و سپس در يك جامعه ديگر همراه با آقاي مهندس مجدی جمع‌بندی نهايی انجام شده و سئوالا‌ت در قالب پرسش‌نامه جهت جمع‌آوري اطلا‌عات آماده گرديدند.
مرحله بعدي جمع‌آوری نقطه نظرات افراد فعال در كانون بود، با توجه به تعداد افراد فعال در كانون از نظر علمی، نمونه با تعداد ۱۰ نفر محاسبه گرديد، از اينرو از رياست هئيت مديره درخواست شد تا اسامی ۱۰ نفر از اعضای فعال و قديمی كانون را اعلا‌م نموده تا با هماهنگی‌های لا‌زم مصاحبه صورت پذيرد. در نهايت مصاحبه‌ها در طی يك مدت زمان طولا‌نی (حدود پنج ماه) انجام پذيرفت. مهم‌ترين علت كند شدن زمان مصاحبه‌ها همانگ شدن وقت آزاد براي ۳ نفر در روز و ساعت مشخص بود، يعني دو نفر مصاحبه‌كننده و يك نفر مصاحبه‌شونده! يك مصاحبه نيز به صورت گروهی از اعضاي جديد و جوانتر كانون صورت پذيرفت كه پاسخ‌ها در قالب يك مصاحبه ارائه گرديد، افرادی كه امكان مصاحبه از آنها فراهم شد به ترتيب حروف الفبا عبارت بودند از ۱) آقای بايگان ۲) آقای خسروی ۳) آقای صابری ۴) آقای اعلم ۵) آقای فوادی ۶) آقای مافی ۷) آقای مجدی ۸) آقای مهدويان ۹) آقای وحدانی. همينطور اعضاي جديد كه در مصاحبه گروهي حضور پيدا كردند عبارت بودند از: ۱) آقای علی اشتهاردی ۲) خانم اشرفی ۳) خانم بيات ۴) آقای رواسی‌زاده.
لا‌زم به ذكر است جهت هر چه صحيح‌تر شدن نظرات و كاهش خطای انسانی پاسخ مصاحبه‌شوندگان به سوالا‌ت همزمان توسط دو نفر (خانم نايب و آقای رحيمی نصر) يادداشت می‌شدند، پس از اتمام مصاحبه‌ها سعی شد تا در راستای محورهای تعيين‌شده مصاحبه‌ها خلا‌صه و جمع‌بندی شوند. دراين قسمت نيز تا حد امكان از مشاركت اعضای علا‌قه‌مند استفاده گرديد و بعضی از مصاحبه‌ها با همكاری خانم‌ها اشرفی، ضيائيان، نايب و آقاي رواسي‌زاده جمع‌بندی و خلا‌صه گرديدند.
پس از جمع‌بندی تمامی مصاحبه‌ها در راستای محورهای تعيين‌شده برای پروژه، گزارش تجزيه و تحليل اوليه از وضعيت موجود كانون مهندسين ايرانی مقيم اتريش در سه بخش جداگانه يعني:
الف) جمع بندی كمی و كيفی مصاحبه‌ها
ب) تجزيه و تحليل اوليه اطلا‌عات جمع‌آوری‌شده
پ) پيشنهادات اوليه
در اوايل مردادماه ۱۳۸۴ (پس از حدود ۳ ماه فعاليت به صورت غيرمتمركز تنها بر روی بخش پايانی و در مجموع حدود ۸ ماه كل پروژه) تحويل هئيت مديره كانون مهندسين گرديد. همانطور كه در ابتدا و انتهای گزارش تاكيد شده بود اين گزارش تنها يك گزارش اوليه آنهم تنها از محيط دروني سيستم با اتكا به مصاحبه‌ها بوده و بطور حتم امكان بسط و تكميل آن بصورت بحث‌هاي كارشناسی و يا فعاليت‌هاي تحقيقاتی ديگر فراهم خواهد بود. اين گزارش و نتايج آن ابتدا برای اعضای هیئت مديره كانون مهندسين و سپس به‌صورت خلا‌صه‌تر برای اعضای علا‌قه‌مند در يك جلسه عمومی ارايه گرديد. از آنجاييكه هیئت مديره كانون مهندسين در نظر داشتند تا بر اساس اساسنامه، اهداف كانون و اطلا‌عات و نتايج بدست آمده از اين پروژه برنامه‌هاي بلندمدت و كوتاه‌مدت كانون مهندسين را تدوين نمايند، طي جلسه‌ای اين برنامه‌ها را به صورت زير به تصويب رساندند:
برنامه هاي كلا‌ن كانون
۱) شناساندن بهتر كانون، در بيرون و درون و شناسايی نيروهای جديد جهت جذب آنان و گسترش كانون.
۲) گسترش فعاليت‌های علمی- آموزشی و اجتماعی- فرهنگی كانون.
۳) بهبود دائمی سازماندهی اداری-مالی كانون.
برنامه هاي خرد كانون
۱-۱) باز شدن كانون برروی نسل جوان و همكاری دو نسل در كنار هم
۱-۲) كمك به دانشجويان ايرانی
۱-۳) تقويت نشريه توان
۱-۴) معرفی كانون به مراكز مطرح و مهم اتريش
۲-۱) برگزاری جشن‌های مختلف
۲-۲) برگزاری گردش‌های علمی و سمينارهای علمی، فرهنگی و آموزشی
۲-۳) كمك‌های انسان‌دوستانه در اتفاقات غيرمترقبه
۳-۱) بهبود امر اطلا‌ع‌رساني درونی و بيرونی
۳-۲) بهبود مديريت مالی و تقويت بنيه مالی كانون
۳-۳) تنظيم و بهبود بايگانی اسناد كانون
۳-۴) تنظيم خط‌مشی و چهارچوب انتشار نشريه توان
جهت تدوين و تصحيح اساسنامه و با توجه به نيازهای روز، پروژه‌های زيرتعريف می‌شوند:
– بررسی و تصحيح اسانامه در جهت تنظيم اهداف قابل‌دسترسی و ارائه راهكردهای متناسب با آن .
– بررسی چگونگی و طول دوره انتخاب هیئت مديره و تعداد اعضا آن .